In meinem Beratungsalltag stoße ich immer wieder auf denselben Engpass: Papierdokumente und unstrukturierte digitale Belege fressen Zeit, verursachen Fehler und verzögern Entscheidungen. Vor einigen Jahren habe ich begonnen, systematisch Scanbot in Kombination mit einfachen Workflows einzusetzen — das hat meine Belegverwaltung radikal verändert. In diesem Beitrag beschreibe ich, wie ich das umgesetzt habe, welche konkreten Arbeitsschritte ich empfehle und wie sich dadurch Zeitersparnis und Qualität verbessern lassen.
Warum digitale Belegverwaltung mehr als ein Trend ist
Belege sind nicht nur steuerlich relevant — sie sind die Grundlage für Liquiditätsplanung, Controlling und Entscheidungsfindung. Wenn Belege verstreut in Schubladen, Mailanhängen oder in persönlichen Ordnern liegen, verliert das Team Transparenz und Geschwindigkeit. Ich sehe digitale Belegverwaltung als Voraussetzung für agile Finanzprozesse: schneller Zugriff, bessere Versionssicherheit und automatisierbare Nachbearbeitung.
Meine Grundprinzipien für eine praktikable Lösung
- So wenig Schritte wie nötig: Jede manuelle Aktion kostet Zeit und erzeugt Fehler.
- Einheitliche Struktur: gleiche Dateibenennung, Metadaten und Ablageorte.
- Automatisieren, was repetitiv ist: OCR, Stammdatenabgleich, Weiterleitungen.
- Bedarfsorientiert: Starten mit Minimalstandard, dann iterativ verbessern.
Warum Scanbot?
Scanbot (heute Teil von Scanbot SDK bzw. als App Scanbot) ist in meinen Projekten eine pragmatische Wahl, weil es drei zentrale Funktionen zuverlässig kombiniert:
- Schnelle und qualitativ hochwertige Scanfunktion (Kantenerkennung, Perspektivkorrektur).
- integrierte OCR für Volltext und Extraktion von Schlüsselwerten.
- Flexible Integrationen: Cloud-Speicher, E-Mail, API-Anbindung an DMS oder Buchhaltungstools.
Diese Mischung erlaubt einen direkten Übergang vom physischen Dokument zum maschinenlesbaren Datensatz — und das mit sehr geringem Setup-Aufwand.
Ein einfacher Workflow, den ich empfehle
Ich nutze stets denselben, einfachen Ablauf, den jedes Team in wenigen Tagen übernehmen kann:
- Scannen: Mitarbeiter fotografieren Rechnungen, Belege oder Lieferscheine mit der Scanbot-App.
- Automatische Erkennung: Scanbot führt OCR durch und erkennt Datum, Betrag und ggf. Lieferant.
- Metadaten ergänzen: Falls nötig, ergänzt der Nutzer Projektnummer, Kostenstelle oder Freigabe-Status in wenigen Feldern.
- Sofortige Ablage: Der Beleg wird automatisch in die richtige Cloud-Struktur (z. B. Nextcloud, Google Drive, OneDrive) oder direkt ins DMS/ERP weitergeleitet.
- Automatisierte Benachrichtigung: Bei Freigabe-Relevanz wird der zuständige Entscheider per E-Mail/Slack informiert.
- Buchhaltungsexport: Periodisch oder per Trigger werden Belegdaten an die Buchhaltungssoftware (z. B. Lexoffice, DATEV Unternehmen online) übergeben.
Beispiel-Workflow in der Praxis
Ich beschreibe kurz ein konkretes Szenario:
- Ein Vertriebsmitarbeiter erhält eine Lieferantenrechnung unterwegs. Er eröffnet die Scanbot-App, photographiert die Rechnung und wählt die Kategorie „Eingangsrechnung“.
- Scanbot extrahiert Datum und Betrag, der Mitarbeiter ergänzt die Projekt-Nummer (Tip: als Autovervollständigung aus früheren Projekten).
- Die Datei wird automatisch in den Ordner „Buchhaltung/Eingangsrechnungen/2025“ in der Nextcloud gespeichert und ein Webhook informiert das interne Ticket-System, das einen Genehmigungsauftrag erzeugt.
- Der zuständige Manager erhält eine Slack-Nachricht mit Link zum Beleg und kann mit einem Klick genehmigen oder ablehnen. Genehmigungen werden protokolliert.
- Am Monatsende übernimmt die Buchhaltung die geprüften Datensätze via DATEV-Export.
Konkrete Zeitersparnis — eine greifbare Rechnung
Die oft zitierte „8x Zeitersparnis“ lässt sich in vielen Fällen erreichen, wenn man den gesamten Prozess betrachtet — vom Erfassen bis zur Buchungsbereitstellung. Ich habe das in mehreren KMU gemessen. Unten ein vereinfachtes Beispiel für einen durchschnittlichen Eingangsrechnungsprozess:
| Manuell | Mit Scanbot + Workflow | |
|---|---|---|
| Erfassen (Foto, Ablage) | 6 min | 1 min |
| Dateneingabe in Buchhaltung | 8 min | 1 min (OCR + Prüfung) |
| Genehmigungs-Loop | 48 h (Wartezeit, Rückfragen) | 4 h (Benachrichtigung + schnelle Freigabe) |
| Gesamtdurchlauf (aktive Zeit) | 14 min | 2–3 min |
Die relative Verbesserung hängt stark von der Organisation ab. Bei klassischen Papierprozessen ohne DSP kann der Unterschied in Durchlaufzeit und aktiver Arbeitszeit leicht 6–10x betragen, weil lange Wartezeiten und doppelte Eingaben wegfallen.
Tipps zur Einführung ohne großen Projektrahmen
- Starten Sie mit einem Pilotteam: Wählen Sie eine Abteilung mit hoher Belegfrequenz (z. B. Einkauf).
- Definieren Sie minimale Metadaten: Weniger ist besser — z. B. Datum, Betrag, Kostenstelle, Projekt.
- Schulungen kurz und praktisch: 30–45 Minuten reichen, plus kurze Quickstart-Anleitung.
- Feedback-Schleifen einplanen: Nach 2 Wochen Optimierungen auf Basis echter Nutzung.
- Schnittstellen priorisieren: Erst Cloud-Ablage, dann Integration in ERP/DMS.
Häufige Stolpersteine und wie ich sie löse
- Schlechte Scanqualität: Schulung zu Fototechnik (Kamera parallel, genug Licht), automatische Filter in Scanbot einschalten.
- Unklare Ablagestruktur: Einheitliches Namensschema und Kopfordner; keine persönlichen Ordner.
- Akzeptanzprobleme: Zeigen Sie konkrete Zeitersparnis und entlastende Effekte — das überzeugt mehr als technische Argumente.
- Datenschutz & Archivierung: Klare Richtlinien, Verschlüsselung in der Cloud und Aufbewahrungsfristen definieren.
Wenn Sie möchten, beschreibe ich in einem nächsten Beitrag eine konkrete Implementations-Checkliste mit empfohlenen Tools, API-Verknüpfungen und einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Automatisierung von Freigaben und Buchhaltungsexporten. Alternativ unterstütze ich Sie direkt bei einem Workshop, um den Workflow speziell für Ihr Unternehmen aufzusetzen.
